Privacyverklaring De Dorpsgarage

Bij De Dorpsgarage vinden we het belangrijk dat we zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we deze bewaren en welke rechten je hebt.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

De Dorpsgarage bestaat uit meerdere vestigingen en ondernemingen.

Wanneer je klant bent van of contact hebt met een van onze vestigingen, is in beginsel de onderneming die de betreffende vestiging exploiteert verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Op je opdrachtbevestiging, werkorder en factuur kun je zien met welke onderneming je zaken doet.

Voor bepaalde gezamenlijke diensten, systemen en activiteiten binnen De Dorpsgarage kunnen ook andere aan De Dorpsgarage verbonden ondernemingen betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens.

Heb je vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens of wil je gebruikmaken van je privacyrechten? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens op onze website. Wij zorgen ervoor dat je verzoek bij de juiste

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de diensten die je van ons gebruikt, kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens;
• Kenteken;
• Voertuiggegevens, zoals merk, model, chassisnummer, kilometerstand en onderhouds- en reparatiegegevens;
• Gegevens over afspraken, werkzaamheden en contactmomenten;
• Factuur- en betaalgegevens;
• Inhoud van e-mails, WhatsApp-berichten en andere communicatie met ons;
• Geluidsopnames van telefoongesprekken wanneer een gesprek wordt opgenomen;
• Gegevens die je zelf aan ons verstrekt via onze website of andere communicatiekanalen;
• Technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres en cookiegegevens, voor zover deze worden verzameld.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze worden gebruikt.

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken voor onder andere de volgende doeleinden:

• Het maken en beheren van werkplaatsafspraken;
• Het uitvoeren van onderhoud, reparaties, APK-keuringen en andere werkzaamheden aan voertuigen;
• Het opstellen van offertes, werkorders en facturen;
• Het onderhouden van contact over werkzaamheden aan jouw voertuig;
• Het beantwoorden van vragen;
• Het afhandelen van klachten en garantiegevallen;
• Het bijhouden van de onderhouds- en reparatiehistorie van voertuigen;
• Het uitvoeren van onze administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• Het verbeteren van onze dienstverlening;
• Het trainen en begeleiden van medewerkers;
• Het versturen van serviceberichten en, wanneer toegestaan, commerciële communicatie;
• Het beveiligen en goed laten functioneren van onze website en systemen.

Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:

Uitvoering van een overeenkomst
Bijvoorbeeld wanneer je bij ons een afspraak maakt voor onderhoud of reparatie van jouw voertuig.

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld voor gegevens die wij op grond van fiscale of administratieve regelgeving moeten bewaren.

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor het verbeteren van onze dienstverlening, het beveiligen van onze systemen, het behandelen van klachten en – wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is – kwaliteits- en trainingsdoeleinden.

Toestemming
Wanneer toestemming volgens de wet noodzakelijk is, vragen wij deze vooraf. Een gegeven toestemming kun je altijd weer intrekken.

Telefoongesprekken

Telefoongesprekken met De Dorpsgarage worden opgenomen voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden.

Wij informeren je hierover aan het begin van het telefoongesprek.

De opnames kunnen worden gebruikt om:

• De kwaliteit van onze dienstverlening te beoordelen en verbeteren;
• Medewerkers te trainen en begeleiden;
• Klantgesprekken en onze werkwijze verder te verbeteren;
• Een klacht, misverstand of geschil te onderzoeken wanneer dat noodzakelijk is.

Wij gebruiken telefoonopnames niet voor doeleinden die niet verenigbaar zijn met het doel waarvoor de opname is gemaakt.

Alleen medewerkers of andere personen die de opname voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang tot deze opnames.

Telefonische opnames worden in beginsel maximaal 24 maanden bewaard. Wanneer een specifieke opname noodzakelijk is voor bijvoorbeeld de behandeling van een klacht, een juridisch geschil of een andere gerechtvaardigde situatie, kan deze langer worden bewaard zolang dit voor dat specifieke doel noodzakelijk is.

Je kunt gebruikmaken van je privacyrechten met betrekking tot een telefoonopname, waaronder het recht om inzage te vragen. Wij kunnen je daarbij vragen om informatie waarmee wij het betreffende gesprek kunnen terugvinden en jouw identiteit kunnen controleren.er het recht om inzage te vragen. Daarbij kunnen wij je vragen om voldoende informatie om het betreffende gesprek terug te kunnen vinden en om jouw identiteit te controleren.

Klanten en zakelijke relaties

Wij verwerken persoonsgegevens van klanten, potentiële klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties om onze diensten te kunnen uitvoeren en onze relatie met hen te onderhouden.

Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie bewaren wij in beginsel zolang als de toepasselijke wettelijke bewaartermijn dit vereist.

Andere gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.

Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

Wanneer je je hebt aangemeld voor een nieuwsbrief of andere commerciële communicatie, kunnen wij jouw contactgegevens gebruiken om je hierover te informeren.

Wanneer daarvoor toestemming vereist is, versturen wij deze communicatie alleen nadat je toestemming hebt gegeven.

Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldmogelijkheid in het betreffende bericht of door contact met ons op te nemen.

Delen van persoonsgegevens met andere partijen

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van verschillende leveranciers en dienstverleners. Denk bijvoorbeeld aan partijen voor:

• Werkplaats- en garagesoftware;
• Telefonie;
• Hosting en IT;
• Administratie en boekhouding;
• Betalingen;
• E-mail en communicatie;
• Marketing en nieuwsbrieven;
• Planning en klantcommunicatie.

Wij delen alleen persoonsgegevens met andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daarvoor een wettelijke verplichting hebben of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Wanneer een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over privacy en beveiliging, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van verschillende softwareleveranciers en andere dienstverleners. Het is mogelijk dat persoonsgegevens daarbij buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of vanuit een land buiten de EER toegankelijk zijn.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige grondslag en passende waarborgen aanwezig zijn volgens de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om gegevens langer te bewaren.

De precieze bewaartermijn verschilt per soort gegeven.

Zo gelden onder andere:

• Financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn;
• Telefoonopnames voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden: in beginsel maximaal 24 maanden;
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor lopende werkzaamheden, klachten of geschillen: zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is;
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt, tenzij wij een andere wettelijke reden hebben om bepaalde gegevens te bewaren.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging.

Daarbij kijken wij onder andere naar toegangsrechten, beveiliging van onze systemen, wachtwoorden, back-ups en bewustwording van medewerkers.

Medewerkers en andere personen die vanuit hun functie toegang hebben tot persoonsgegevens moeten hier vertrouwelijk mee omgaan.

Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten.

Je kunt ons onder andere verzoeken om:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• Correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• Verwijdering van persoonsgegevens;
• Beperking van de verwerking;
• Overdracht van persoonsgegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• Intrekking van eerder gegeven toestemming.

Niet ieder recht is in iedere situatie van toepassing. Soms moeten of mogen wij bepaalde gegevens bijvoorbeeld op grond van de wet blijven bewaren.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen om aanvullende informatie waarmee wij jouw identiteit kunnen vaststellen.

Klacht indienen

Heb je vragen of klachten over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. We proberen dit graag samen op te lossen.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en websitegebruik

Onze website kan gebruikmaken van functionele, analytische en – wanneer van toepassing en toegestaan – marketingcookies.

Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming.

Meer informatie over de cookies en vergelijkbare technieken die wij gebruiken vind je in onze cookie-instellingen of cookieverklaring.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.